■ 個人情報保護方針 ■
制定日 2015年12月1日
最終改正日 2023年2月16日
労務管理柴田事務所（以下、「当事務所」という。）では、取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。
１．当事務所は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
２．当事務所は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
３．当事務所は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
４．当事務所は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
５．個人情報保護マネジメントシステムは、当事務所を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当事務所のホームページに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
労務管理柴田事務所 代表 柴田 久義
以上
【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口】
| 〒176-0004 東京都練馬区小竹町2-41-10
労務管理柴田事務所 個人情報に関するお問い合わせ窓口 メールアドレス：roumu@ace.ocn.ne.jp TEL：03-3956-0838 （受付時間 9:00～18:00※） ※ 土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。 |
■ 個人情報の取扱いについて ■
【個人情報の利用目的の公表】
労務管理柴田事務所（以下、「当事務所」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用いたします。
個人情報の利用目的
（１）ご本人より直接書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を取得する場合の利用目的。
・取引先お客様の個人情報は、ご依頼いただいた業務に関する連絡のご案内のため
・当事務所の各業務に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
・当事務所の採用応募の方の個人情報は、採用応募者への連絡と当事務所の採用業務で使用するため
・当事務所従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
（２）直接書面以外の方法で個人情報を取得する際の利用目的
・委託元事業者より提供を受ける、委託元事業者の従業者の個人情報は、当事務所が受託する社会保険手続業務、給与計算業務等を実施するために利用する。
【保有個人データに関する事項の周知について】
保有個人データ（当事務所が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行う権限を有する個人データ）に関して周知すべき事項について以下にご説明いたします。
１．個人情報に関する管理者の氏名、所属及び連絡先
管理者名：個人情報保護管理者 柴田 久義
役職名：労務管理柴田事務所 代表
連絡先：メールアドレス：roumu@ace.ocn.ne.jp
2．保有個人データの利用目的
・取引先お客様の個人情報は、ご依頼いただいた業務に関する連絡のご案内のため
・当事務所の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
・当事務所の採用応募の方の個人情報は、採用応募者への連絡と当事務所の採用業務で使用するため
・当事務所従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
３．保有個人データに関するお問い合わせ、苦情の申し出先
保有個人データに関するお問い合わせ、苦情等につきましては、下記窓口で受付けております。
| 〒176-0004 東京都練馬区小竹町2-41-10
労務管理柴田事務所 個人情報に関するお問い合わせ窓口 メールアドレス：roumu@ace.ocn.ne.jp TEL：03-3956-0838 （受付時間 9:00～18:00※） ※ 土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。 |
４．当事務所の加入する認定個人情報保護団体について
当事務所は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。
認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先は以下のとおりです。
【注意：当事務所のサービスに関する問合せ先ではございません】
| （１）認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 （２）苦情の解決の申出先 認定個人情報保護団体事務局 （３）住所 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内 （４）電話番号 03-5860-7565 0120-700-779 |
５．安全管理措置
当事務所は、お客様他、当事務所の事業に関係する方々の個人情報の漏えい、滅失、き損の防止その他、安全管理のために、以下の装置を講じております。
組織的安全管理措置
安全管理について従業者の責任と権限を明確に定め、必要な安全管理に対する規程や手順書を整備し、その実施状況を確認しています。例えば、所長が個人情報保護管理者に任ずるとともに、個人情報保護監査責任者による年に1回以上の個人情報保護に関する監査を実施し、さらに、日常の個人情報保護活動の実施状況の確認を実施しております。
また、当事務所の個人情報保護に関する取組みの基本理念として、「個人情報保護方針」を策定し、ウェブサイトに公表するとともに、従業者に周知、徹底しております。
人的安全管理措置
従業者に対して、お客様他、当事務所の事業に関係する方々の個人情報の取扱いに関する教育、訓練その他必要な措置を定期的に行うとともに、個人情報保護の趣旨、個人情報保護に関する法制度、当事務所のルール等に関する理解度の確認を行っております。
物理的安全管理措置
個人情報の漏えい、滅失、き損、盗難防止等のため、個人情報が格納された設備や機器に対して必要な保護措置を講じ、それらが設置された区画への入退室管理や、権限を有しない者が容易に個人情報にアクセスできない措置等を実施しております。
技術的安全管理措置
個人情報が含まれるデータはパスワード保護のかかった、アクセス制限のあるPCの環境に保管されます。また、データの漏えい、誤用、無断使用、改ざん、滅失等が起こらないよう、最新セキュリティパッチの適用、ウイルス対策ソフトウェアの導入等、種々の措置を講じております。
【保有個人データ又は第三者提供記録の開示等に関する手続き】
保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、並びに個人データの第三者提供記録の開示（以上の請求事項をまとめて「開示等」といいます）の本人または代理人によるご請求ができます。
当事務所では、以下の手順で個人情報の開示等のご請求に対応いたします。
１．開示等の求めの受付
（１）下記の宛先までご連絡ください。
開示等のご請求をされる方は、下記のお問い合わせ窓口まで電話またはメールでお申し出ください。
当事務所より「所定の用紙」を郵送いたしますので、以下の宛先まで郵送またはご持参ください。
| 〒176-0004 東京都練馬区小竹町2-41-10
労務管理柴田事務所 個人情報に関するお問い合わせ窓口 メールアドレス：roumu@ace.ocn.ne.jp TEL：03-3956-0838 （受付時間 9:00～18:00※） ※ 土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。 |
（２）開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
ア）開示等の請求者する者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
イ）開示等の請求者する者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意代理人、法定代理人（未成年後見人、成年後見人、親権者）別に、以下に定める開示対象者と代理人関係を証明する書類及び代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
ウ）本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しが必要です。
（ａ）運転免許証
（ｂ）パスポート
（ｃ）マイナンバーカード（表面）
（ｄ）在留カード又は特別永住者証明書
エ）開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。
（ａ）任意代理人の場合：「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状
（ｂ）未成年後見人の場合：戸籍謄本または登記事項証明書（何れも発行日から６ケ月以内）
（ｃ）成年後見人の場合：登記事項証明書（発行日から６ケ月以内）
（ｄ）親権者の場合：戸籍謄本又は住民票（何れも発行日から６ケ月以内）
２．「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（当事務所からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
・手数料金額：1,000円
３．検討結果連絡
当事務所内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
・個人情報の利用目的の通知の場合は、書面の郵送または手渡し
・個人情報の開示の場合は、電磁的記録の提供を含め、本人または代理人が指示された方法により開示いたします。ただし、ご指示された方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合は、書面により開示いたします。この場合は、ご指示に従えなかった理由をご連絡いたします。
・個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール
書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
・登録されている本人住所に回答文面を郵送する。
・登録されている本人のFAX番号に回答文面をFAXする。
・登録されている本人のＥメールアドレスに回答文面をメールする。
・登録されている本人の電話番号に電話をかけ、口頭にて回答する。
以上